Si parla sempre più spesso di “digitalizzazione documentale”. Chi ha uno studio professionale o lavora nell’ambito della contabilità sa quanto spazio si è costretti a riservare a faldoni e documenti. Una parte di questi viene utilizzato per controllare periodicamente l’andamento societario mentre una parte è semplicemente da conservare.
Conservare i documenti non solo è un costo per via dello spazio occupato ma anche un costante pericolo per i documenti stessi. Allagamenti, furti e o semplicemente incuria mettono a repentaglio i documenti.
Anche per questo la digitalizzazione in alcuni casi è una soluzione auspicabile anche se non sempre semplice ed economica. Esistono aziende nate appositamente per svolgere queste attività, attraverso software dedicati possono rendere digitali i file ma ovviamente essendo una attività in parte manuale serve qualcuno che dedichi molto tempo a questa operazione.
L’alternativa può essere quella di organizzare un archivio in ufficio ricavando una o più stanze. L’utilizzo di cantine o box invece è sconsigliabile per via dell’umidità che potrebbe rovinare i fogli. Sullo stesso tema anche il rischio infiltrazioni o allagamento esiste.
Boxup essendo un self storage (un deposito/magazzino temporaneo) si presenta come alternativa a metà strada tra le soluzioni di cui abbiamo parlato.
Se l’obiettivo principale è fare spazio in ufficio portare i documenti in un self storage è davvero la soluzione immediata.
La sicurezza è forse addirittura maggiore rispetto a quella di file digitali perché nel self storage si accede solo con un codice che nessuno tranne voi sa. In più i nostri box sono soluzioni scalabili e dinamiche: potete utilizzare lo spazio giusto per le vostre esigenze aumentando o diminuendo lo spazio e il conseguente costo. Per le aziende è anche molto conveniente essendo un servizio a fatturazione mensile e quindi detraibile dalle tasse. In questo modo puoi liberare il tuo ufficio senza incorrere in spese esorbitanti.
Per finire, se si preferisce è possibile affidare allo staff del deposito anche il trasporto della documentazione per evitare di fare innumerevoli giri per portare tutto o semplicemente per comodità di dedicarsi al proprio lavoro anzi che spendere tempo a cercare l’affitto del trasporto.
Se avete altre domande da farci potete sempre scriverci a boxup.sesto@gmail.com, oppure chiamarci al 02-26-22-33-22 e vi aiuteremo a trovare la soluzione giusta per voi
