“Nonostante abbia quasi tutti i documenti in formato digitale il mio ufficio è tuttora colmo di carta. Ma com’è possibile?”. Quante volte vi siete fatti questa domanda? Se lavorate nell’amministrazione o in uno studio professionale, scommetto tantissime. Certo, perché ci sono ancora numerose ragioni per cui si è obbligati a tenere il cartaceo dei documenti. Può essere perché si ha l’obbligo di stamparla per vari motivi o perché è stata prodotta ancora quando non si usava tenere tutti i file in digitale… insomma qualsiasi sia la ragione, qui vi vogliamo dare qualche semplice consiglio su come archiviare i documenti prima di metterli in dei box.
• Prima di tutto dovreste riguardarvi i documenti e valutare quali sono quelli da tenere, quali dovrebbero essere scannerizzati (per esempio se sono contratti o certificati di cui sapete potreste avere bisogno a breve) e quali potrebbero semplicemente essere buttati. Questo perché se semplicemente li archiviate tutti potreste occupare parecchio spazio inutilmente.
• Fate attenzione all’organizzazione dei file. Etichettateli sempre e segnate su un documento come avete organizzato l’archiviazione. Sembra scontato ma spesso semplicemente per distrazione ci dimentichiamo di etichettare un documento e poi ci esce il fumo dalle orecchie quando non lo troviamo più 😉
• Controllate le scadenze dei documenti. Se siete al corrente della data in cui un documento non ha più valore legale potreste finalmente disfarvene guadagnando dello spazio in più ed evitando di incorrere in delle spese che avreste potuto benissimo evitare.
• Assicuratevi che le condizioni in cui vengono custoditi i vostri documenti siano adatte a ciò. Prima di tutto che siano dei luoghi asciutti per evitare il rischio rovinare i fogli e non riuscire nemmeno a leggerli più e sopratutto, nel caso fossero documenti di un certo valore, che siano tenuti al sicuro.
• Per ultimo dovete depositarli in un luogo dove potete accedere quando avete bisogno voi. Scegliete un posto professionale che vi dia tutte le comodità di accesso perché se avrete bisogno di un documento la mattina dopo dovete poterlo recuperare immediatamente.
Se avete fatto tutti questi passaggi potete tranquillamente depositare il vostro materiale senza preoccuparvi di nulla.
