Per organizzare i documenti nel modo giusto, la prima cosa che devi fare è ideare un tuo sistema di archiviazione. È importante avere un sistema in quanto questo ti permetterà di recuperare più facilmente quello di cui avrai bisogno in un secondo momento. Quello che devi fare è un bel decluttering, poi dovrai munirti di etichette, divisori e faldoni. A questo punto potrai scegliere il tuo sistema e cominciare ad organizzare il tuo archivio. Questo è sicuramente il primo passo per organizzare i documenti. Con qualche altro consiglio potrai di certo realizzare un archivio ancor più efficiente e funzionale!
Consiglio n.1 – Tieni quello che ti serve a portata di mano
Se hai della posta o dei documenti recenti che ti servono ancora, dovresti tenerli a portata di mano. Pertanto crea una parte dell’archivio in cui inserirai solamente ciò di cui avrai più bisogno nel breve termine. Anche qui potrai usare etichette, faldoni e divisori che renderanno ogni tua ricerca semplice e rapida.
Consiglio n.2 – Esegui un backup dei file
Oltre a digitalizzare i documenti che puoi digitalizzare, fai un backup dei file. Fai una copia dei documenti e conservali su un hard disk esterno e/o in cloud. In questo modo potrai organizzare i documenti in maniera ancora più intelligente e sicura. Potrai anche avere più spazio sui tuoi scaffali!
Consiglio n.3 – Usa lo spazio che hai in modo creativo
Non limitarti a stipare tutto nei cassetti della tua scrivania: usa bene lo spazio a disposizione, sia in altezza che nelle aree sotto i mobili. Questo ti consentirà di sfruttare appieno il potenziale dell’ambiente per creare un archivio funzionale e pratico.
Consiglio n.4 – Ricicla!
Non dimenticarti di rispettare l’ambiente distruggendo e riciclando tutti i documenti e le carte che non ti servono più. È una buona idea esaminare tutto con attenzione prima di cominciare a buttare via. Questa operazione ti aiuterà ad organizzare i documenti al meglio, a liberare spazio e a mantenere più in ordine il tuo archivio.
Consiglio n.5 – Organizza i documenti in un ambiente sicuro
Se non hai spazio a casa, quello che fa per te è un box temporaneo. Potrai trasformare questo ambiente in un archivio cartaceo sicuro ed efficiente all’interno del quale potrai organizzare i documenti… e non dovrai occupare spazio in ufficio o a casa! Un’ottima soluzione, non credi? Scopri le soluzioni di BoxUp!
