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Digitalizzare i documenti o conservarli fisicamente?

Quante volte chi lavora nell’amministrazione o in uno studio legale si è chiesto del metodo migliore di conservare la documentazione? Sicuramente al giorno d’oggi le tecnologie ci aiutano tantissimo, ma non abbiamo ancora superato l’appeal della carta. E sicuramente non perché ci piace abbattere centinaia di alberi, ma perché anche la documentazione cartacea ha i suoi vantaggi e sopratutto perché le possibilità tecnologiche odierne non esistono da sempre. Spesso infatti ci troviamo a dover custodire, magari in depositi o box, materiali di qualche anno fa semplicemente perché potremmo averne bisogno in futuro, o perché per legge siamo obbligati a farlo.

In questo articolo vogliamo quindi riflettere con voi sulla convenienza della digitalizzazione e dall’altra parte della custodia di documenti cartacei in un deposito.

Digitalizzazione:

  • Scannerizzare i documenti aiuta sicuramente ad ottenere più spazio nei nostri uffici, in modo che possiamo lavorare in un ambiente organizzato e sereno e di conseguenza essere più produttivi.
  • Se si usano piattaforme Cloud avere i documenti in formato digital conviene di gran lunga perché si hanno sempre a disposizione dovunque ci si trovi.
  • Infine avere il file digitale è estremamente comodo nei casi in cui doveste spedire la documentazione ad altre persone, in questo modo basta solo un click.

Deposito:

  • Digitalizzare i documenti richiede una grande quantità di tempo e se sono tanti da digitalizzare si potrebbero perdere delle giornate intere, se non mesi. Tenerli in un deposito fa risparmiare tantissimo tempo ed energie perché si deve semplicemente mettere tutto in un box.
  • Anche grazie ad un deposito per la documentazione, alla pari del sistema digital, si riesce a recuperare molto più spazio per l’ufficio.
  • Mentre un hard disk potrebbe rovinarsi e tutte informazioni potrebbero rimanere irrecuperabili avere una coppia cartacea del documento assicura la sua “permanenza”.

Quindi un chiaro aspetto che emerge è che usare il documento cartaceo custodito in un deposito conviene per la documentazione più vecchia e quella che DEVI proprio stampare. In questo modo non hai bisogno di spendere troppo tempo a digitalizzare il tutto e puoi tranquillamente procedere a lavorare senza occupare spazio inutile nel tuo ufficio.

Per la documentazione ancora frequentemente utilizzata invece è consigliabile avere una copia digitale che sarà sempre disponibile su qualsiasi device.

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