Il problema dei documenti aziendali in eccesso colpisce un po’ tutti, dalle piccole alle grandi imprese. Infatti, sono tanti e – purtroppo o per fortuna (dipende da che tipo di documenti sono!) – aumentano sempre più. Come al solito, la realtà è la stessa per tutti: la quantità degli oggetti cresce, ma lo spazio resta lo stesso. Tuttavia, è il caso di rimediare. Lo dice persino la Scienza!
Troppa confusione mette a rischio la tua produttività
Gli scienziati lo affermano, ma chi lavora in ufficio lo sa in prima persona e non ha bisogno di prove… basta l’esperienza. Infatti, troppi documenti aziendali in ogni angolo del tuo ufficio creano caos e stress, così come tutti gli altri oggetti che non usi e che, però, sono lì a prendere polvere e a rubare spazio.
In generale, il “troppo” causa confusione, negli ambienti e nella testa: mette a rischio la concentrazione e, di conseguenza, anche la produttività. Inoltre, se proprio dobbiamo dirla tutta, quando ci sono tante cose in giro, facciamo fatica a trovare ciò di cui abbiamo bisogno. Questo significa perdere tempo e, si sa, quando si tratta di lavoro… il tempo è denaro!
Insomma, troppi documenti aziendali mettono a dura prova il tuo business e la tua giornata lavorativa. Allora, cosa potresti fare?
Il primo passo: “digitalizziamo”
Siamo nell’epoca digitale. Perciò, quando possiamo, è bene sfruttare le possibilità offerte dal mondo attuale. Quasi certamente, ci sono alcuni documenti che non devi necessariamente tenere in forma cartacea. Pertanto, tramutali in file, scannerizzandoli o inserendo i dati in un archivio virtuale, senza dimenticare di farne più copie (es. nel computer, nell’hard disk, in cloud, etc.).
Il secondo passo è un bel decluttering
Dopo la digitalizzazione, si passa al decluttering: quali sono i documenti cartacei che puoi buttare via? Quelli che potranno essere buttati (o comunque tenuti solamente in forma digitale) non esitare a farli scomparire dal tuo ufficio!
Gli altri documenti aziendali potranno essere suddivisi: i più recenti e quelli da tenere sempre a portata di mano potrai organizzarli, catalogarli e tenerli in ufficio. E gli altri? Ai più vecchi, serve un altro posto.
Il terzo passo è BoxUp!
Affidandoti a noi, avrai la possibilità di scegliere tra storage di differenti dimensioni. Una volta fatta la tua scelta, potrai creare il tuo archivio cartaceo, avvalendoti di un box sicuro e al riparo dall’umidità.
In pratica, potrai tenere gran parte dei tuoi documenti aziendali lontani dal tuo ufficio! Dopodiché, l’ordine nel tuo ambiente lavorativo ti porterà la tranquillità e la produttività che stavi cercando!
